# Projekt-Briefing: KI-Frontoffice für den Immobilienverkauf

*Onboarding für die technische Zusammenarbeit · Stand Juni 2026*

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## 1. Worum es geht (in drei Sätzen)

Wir bauen eine KI-/Automatisierungslösung, die das «Front Office» eines Immobilienvermarkters
weitgehend automatisiert – angefangen bei der Erstellung von Verkaufsdokumentationen. Erster
Kunde und Referenzfall ist der **Grundeigentümer Verband Schweiz (GVS)**, mit dem Chris als
Architekt/Geschäftsführer eng verbunden ist und dessen Abläufe er von innen kennt. Das Ziel
dahinter: daraus ein eigenständiges Side-Business machen und dieselbe Lösung später extern an
Makler und Verwaltungen verkaufen.

## 2. Ausgangslage / das Problem

Beim GVS erstellt ein Team von rund acht Personen die Verkaufsdokumentationen heute **manuell**
(duplizierte PowerPoint-Vorlagen, Daten von Hand zusammengetragen). Der Output ist tief
(~25 Dokus/Monat) bei hohen Personalkosten (~450'000 CHF/Jahr Vollkosten). Ein internes
Automatisierungsprojekt läuft seit über einem Jahr, steckt aber fest – im Wesentlichen, weil
nie der eigentliche Generierungsschritt gebaut wurde und die Eingangsdaten uneinheitlich sind.

**Wichtig zur Zielsetzung:** Es geht *nicht* um mehr Verkaufsabschlüsse (die hängen nicht am
Front-Office-Tempo), sondern um ein **schlankeres, höherwertiges Team**: Die KI übernimmt die
repetitive Administration, wenige starke Leute steuern und kontrollieren die Prozesse, der
Aussendienst wird von Admin entlastet und konzentriert sich aufs Verkaufen.

## 3. Die Lösung (Vision & Module)

Ein durchgängiger, KI-gestützter Ablauf statt manueller Handarbeit:

- **Modul 1 – Doku-Generierung** *(Start):* Objektdaten → fertige Verkaufsdokumentation.
- Modul 2 – Unterlagenbeschaffung (automatisch anfordern, tracken, ablegen).
- Modul 3 – Inserate (aus denselben Daten für die Portale erzeugen).
- Modul 4 – Terminorganisation / Besichtigungen.
- Später – Aussendienst-Prozesse (CRM-Pflege, Nachfassen, Reporting).

## 4. Technischer Kern (das Wichtigste für dich)

**Bestehende Systeme:**
- **CRM: Copper** (hat API). Verkaufsobjekte = «Opportunities» in der Pipeline «Immobilienverkauf»
  (~2'300 Objekte, 25 Prozess-Stages). Die Stages «Doku in Erstellung → Kontrolle → beim
  Auftraggeber» sind exakt der zu automatisierende Abschnitt.
- **Ablage: Google Drive.** Pro Objekt ein Ordner (`{Status}: {JJ-NNNNN}_{Ort}_{Strasse}`,
  Nummer = Copper-Immo-Nr.), mit wiederkehrender Unterordnerstruktur. Ein Custom Field in Copper
  verlinkt jede Opportunity mit ihrem Drive-Ordner – das ist die Brücke zwischen CRM und Dateien.
- **Vorlage: `SalesFolder_UMA_v4`** – stark standardisiert, ~30 variable Datenfelder, fixe
  Textblöcke. Felder sind **typabhängig**: Stockwerkeigentum (Wertquote, Erneuerungsfonds,
  Betriebskosten) vs. Einfamilienhaus (Grundstück-Nr., Schuldbriefe, Bauzone).

**Datenfluss (Soll):** Trigger über Copper-Stage → Stammdaten aus Copper ziehen → Drive-Ordner
öffnen, Dokumente lesen → Felder extrahieren und Lücken markieren → Doku generieren → Mensch
kontrolliert → finale Ablage + Status in Copper zurückschreiben.

**Woher die Daten kommen:**
- Strukturiert aus Copper: Immo-Nr., Adresse, Objekttyp, Preis, Kontaktperson, Drive-Link.
- Unstrukturiert aus Drive-Dokumenten: Flächen, Baujahr, Kataster-/Grundstück-Nr., Wertquote,
  Erneuerungsfonds, Steuer-/Eigenmietwert (in PDFs, teils Fotos).
- Extern: Marktbewertung (Wüest) – liegt nie im Drive, muss separat beschafft werden.

**Der Knackpunkt (und warum das Vorprojekt scheiterte):** Die bautechnischen und bewertungs-
relevanten Felder liegen **unstrukturiert** vor. Die zuverlässige Extraktion aus uneinheitlichen
Dokumenten ist die eigentliche Ingenieursarbeit – nicht das hübsche Template. Realistisch wird
das nie zu 100 % fehlerfrei; ein menschlicher Kontrollschritt bleibt fest eingeplant.

## 5. Modul 1 – konkreter Auftrag (MVP)

Eine lauffähige Engine, die aus Copper- + Drive-Daten eine fertige Verkaufsdoku erzeugt –
zunächst für die zwei häufigsten Objekttypen (STWE + EFH), an mehreren echten Objekten gegen
die Originale verifiziert, inklusive Kontroll-Schritt. Bewusst eng geschnitten (kein Sonderfall-
Vollausbau), damit es schnell beweisbar liefert.

**Zu klären für die Umsetzung:** Copper-API-Zugang & Felder, Extraktions-Ansatz (LLM-basiert
auf den Standarddokumenten, evtl. ergänzt um neue Custom Fields in Copper), Output-Format
(PDF und/oder Web-Landingpage), Hosting, Datenschutz (Personendaten → revDSG-konform).

## 6. Was bereits existiert

- **Struktur-Analyse** des gesamten Ist-Zustands (Drive, Copper, Template, Datenquellen) als Dokument.
- **Marketing-/Pitch-Video** (vertont) zur Vision für interne und spätere externe Verwendung.
- Früherer **Landingpage-Prototyp** und Referenzobjekte.
- Drive und Copper sind zugänglich und ausgewertet.

## 7. Geschäftliches & deine Rolle

- Der erste Auftrag (GVS) läuft **privat über Chris**, nicht über das Architekturbüro.
- Vergütung beim GVS: **Pauschale (Werklohn) + moderate, erfolgsabhängige Komponente** – kein
  Abomodell innerhalb der Gruppe. Das nutzungsbasierte Modell ist fürs spätere externe Geschäft.
- **Deine Rolle:** technische Umsetzung und Sparring. Entschädigung zunächst fallweise nach
  Aufwand; bei guter Zusammenarbeit gemeinsame Firma und Beteiligung. Das externe Skalierungs-
  potenzial (jeder Makler/jede Verwaltung hat denselben Schmerz) ist der eigentliche Reiz.
- **Bitte vorab klären:** Ob deine neue Anstellung eine Nebenbeschäftigung dieser Art zulässt
  (Bewilligung/Compliance).

## 8. Risiken & offene Punkte (ehrlich)

- **Technik:** Datenextraktion aus unstrukturierten Dokumenten ist der grösste Brocken.
- **Skalierbarkeit:** Die Lösung muss von Beginn an reproduzierbar/dokumentiert sein, sonst hängt
  sie an Einzelpersonen und ist weder betreibbar noch verkäuflich.
- **Abhängigkeiten:** aktuell ein Kunde, kleines Team – bewusst klein starten, sauber beweisen.
- **Governance:** Der Auftrag läuft privat und getrennt von Chris' Rolle als VRP/GL der Tochtergesellschaft Studio Semplice (beim GVS selbst hat Chris keine Organstellung). Transparent und einvernehmlich.

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*Fragen jederzeit an Chris. Nächster Schritt: gemeinsame Sichtung von Copper + einem echten
Drive-Objektordner, dann Scope und Vorgehen für Modul 1 festzurren.*